Każda maszyna musi posiadać pewne dokumenty takie jak deklaracja zgodności, instrukcja BHP czy dokumentacja techniczno-ruchowa.
Do tego dochodzą inne dokumenty takie jak schematy, instrukcje eksploatacyjne itp.
Rejestr dokumentów pozwala zaewidencjonować te wszystkie dokumenty i co ważne zaewidencjonować też dokumenty które są wymagane
a których brak.
Ponadto dla każdego dokumentu możemy (powinniśmy) zapisać gdzie ów dokument i ewentualna jego kopia się znajduje aby przy okazji
kontroli nie było panicznych ich poszukiwań.